Organizar a bagunça, finalizar tarefas e ainda sobrar tempo. Pode?

Mas é lógico que pode, Arnaldo!

E quando eu digo que “é lógico que pode”, é porque de fato é algo “lógico”.

Além de inúmeras técnicas, existem também formatos que tornam a organização, priorização e finalização de tarefas algo lógico e que vai te ajudar a ter mais tempo, mais qualidade de trabalho e de vida consequentemente, tudo sem sofrer demais com suas tarefas.

E eu vou começar te explicando primeiramente como a nossa mente e a cultura em que fomos inseridos começam a influenciar esse nosso comportamento de “sofrimento” com as tarefas, esse relacionamento pouco lógico – e inclusive, como isso me afetou mesmo depois de trabalhar por conta própria, com freelas e consultoria.

Efetividade vs. Estar Ocupado

Nós temos uma mania indecente de confundir a Efetividade da realização de nossas tarefas diárias com a necessidade de Estar Ocupado.

Veja, existe uma diferença do tamanho da extensão do Tietê nessa questão. Finalizar tarefas utilizando apenas o tempo e esforços necessários é diferente de ter que enrolar para ligar para os clientes só pra “demonstrar serviço”.

Por exemplo, você pode descobrir que ligar para todos os clientes no começo da manhã pode dar resultado que ao longo do dia. Escrever assim que sentar no computador às 8h da manhã rende mais. Responder os emails em 30min como tarefa matinal é melhor. Fazer outras atividades pós o almoço longe do computador (se você puder fazer isso) pois você não rende no começo da tarde…

Algumas coisas podem parecer ao olhar do outro como “estar matando trabalho”. Mas é só efetividade mesmo.

Muitas vezes acabamos nos ocupando de coisas inúteis apenas pelo simples fato da ilusão de nos mantermos ocupados, com a sensação de estarmos trabalhando mais, quando na verdade estamos é perdendo mais tempo.

Essa é a triste realidade de muitas empresas, sejam grandes, médias ou pequenas.

São inúmeros os  locais de trabalho onde a efetividade não é bem vista, mas sim a “ocupação” é quem ganha medalhas.

Eu mesmo senti e sofri com esse tipo de preocupação, mesmo já trabalhando em meus próprios projetos. Você finaliza os trabalhos e metas do dia, mas sente que está sendo improdutivo, afinal me sobrava tempo para ler os livros que eu estava lendo, para trabalhar numa idéia paralela ou para ir na padaria.

E isso era muito estranho pra mim. Será que eu realmente estava trabalhando? Será que eu tinha pouco trabalho? Não! Eu trabalho bem, a efetividade na conclusão das tarefas é boa, a qualidade é boa, e eu estava fazendo tudo certinho, só não reconhecia isso.

Organizando, finalizando e comemorando as “to-do’s”!

Finalizar as tarefas traz uma satisfação e um sentimento de dever cumprido que vai te alegrar e garantir ainda mais energia para seus projetos, empreendimentos e etc.

Eu utilizo algumas técnicas, aplicativos e dicas que fui coletando e testando durante o tempo, desde sugestões de amigos, mentores, livros (vários) e até cursos.

Como eu faço então para me manter organizado e realizar as tarefas mais importantes? Algumas das dicas abaixo eu aprendi, testei e funcionaram para mim, talvez seja diferente para você, mas vale a pena o teste.

> Priorizando e organizando suas tarefas

Uma das primeiras técnicas que utilizei foi listar todas as tarefas que tenho (ou acredito que tenho) que cumprir naquele dia e reduzi elas a apenas 5 por período.  Agora, como eu fiz para reduzir e selecionar as mais importantes?

Uma das técnicas que utilizei aprendi no livro Trabalhe 4 Horas por Semana do Tim Ferris, livro aliás que eu recomendo – não é milagroso, mas tem bons insights – pode te ajudar a ter ideias para uma vida mais efetiva, realizada e bacana. Essa técnica se baseia no Princípio de Pareto, também conhecido como o Princípio 80/20: 80% dos resultados que obtenho são resultantes de 20% das ações que realizo.

Sendo assim, estudei e selecionei quais são os 20% de ações/esforço/atividades/clientes/etc. que representam 80% do que vai trazer resultado para meus objetivos e dei enfoque a elas. Sem emails atoa, sem ligações desnecessárias, sem tempo demais no Facebook, sem preocupações bestas, sem tempo perdido!

Outra sugestão importante que resolvi testar desse livro foi a “Lei de Parkinson” e que todo publicitário (além de outros profissionais) já experimentou na vida: quanto mais tempo eu tiver para realizar uma tarefa, mais tempo eu vou demorar para realizar essa tarefa.

Sendo assim, comecei a limitar meu tempo para realizar tarefas: se levava 1 hora, limitei para 40 minutos. Se levava 1 semana, limitei para 3 dias. E assim consegui realizar as tarefas em menos tempo, sem procrastinar, focando na solução daquela tarefa e no final, tendo mais tempo para ir à padaria, brincar com o gato ou ler o livro que eu não terminava por “falta de tempo”.

Assim, parti para organizar as listas que tirei do Princípio 80/20 e listei-as utilizando papel, caneta e aplicativos que me ajudaram a me organizar, como abaixo:

> To-do list’s para esquecidos e aplicativos dos bons

Eu sempre fui meio perdido com as minhas listas de afazeres, principalmente porque eu esquecia de olhar para elas, ainda mais quando estava fora da minha mesa, em reuniões, eventos e etc. Desde pagar contas até pesquisar referências para um novo artigo, eu acabava deixando algo passar e ia ver só no final do dia.

Mas, com a graça da tecnologia móvel e a habilidade e talento de bons programadores, surgiram inúmeros Apps (aplicativos móveis) que vieram para ajudar a nós, os esquecidos-mal-organizados.

Um dos aplicativos online que mais gosto de indicar e o qual eu uso diariamente para minhas tarefas tanto pessoais quanto profissionais é o Any.do.
Um aplicativo gratuito para ser usado via web, com extensão para o Chrome e aplicativos para Android e iOS.

E todos, do navegador ao celular, funcionam maravilhosamente bem – na minha opinião. Eu coloco as minhas tarefas do dia, as organizo de amanhã e programo próximas que ficam listadas ou como “Fazer agora” ou como “Circunstancial”, o que me ajuda a focar nas tarefas prioritárias de hoje, resolver o aqui e agora e ser efetivo, sem deixar de me planejar para amanhã e sem ficar ansioso com o depois de amanhã.

Vejam abaixo o vídeo que explica mais sobre o Any.do:

> Por que é importante fazer uma lista no papel?

Pois é, acabei de falar que tem um aplicativo que organiza isso tudo e agora vou falar que é importante fazer a lista no papel? Sim! É!

Inúmeros estudos científicos já testaram e comprovaram que montar uma lista de afazeres no papel te ajuda a ter mais consciência daquele compromisso, ou daquela meta, ou daquele sentimento, aquele pensamento.

Se papel for mais a sua cara, faça uma lista das suas tarefas diárias logo no começo da manhã em um papel, posti-it ou agenda, como preferir, e não se esqueça de riscar aquela tarefa quando a concluir, pois isso também tem efeitos interessantes, a sensação de dever cumprido riscando uma tarefa no papel é bem boa.

> Comemore suas tarefas cumpridas!

Comemorar as tarefas cumpridas do dia é muito importante! Seja riscando do papel, indo assistir sua série favorita, tirando um tempo para meditar…

Importante mesmo é que você se reconheça por estar finalizando o trabalho, saiba que cumpriu suas tarefas e que ter tempo no seu dia não tem nada de errado, pelo contrario, se foi proposital como espero que à partir de agora seja, então você cumpriu mais uma tarefa com sucesso.
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E você, tem alguma sugestão para realização de tarefas, utiliza alguma técnica diferente que funciona para você ou já testou alguma dessas que eu listei?

Ah e se você achou o artigo interessante e acha que pode ajudar quem você gosta, compartilha!

Vamo que vamo.

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  • Excelente texto, Caio! 🙂

    • Muito obrigado, Igor! O senhor tem parte nessa história também 🙂

      Grande abraço!

  • Michel Tardio

    Eu gostei muito do texto bro 😉
    Parabéns mano, desejo-te muito sucesso na vida boua ^^

    • Ooo meu querido, muito obrigado! Continue acompanhando, bro 🙂
      Valeu mesmo, sucesso a todos nós. Vamo que vamo!

  • Daniel Silva

    Caio,

    Meus parabéns pela iniciativa, gostei muito de ler seu post.

    É minha primeira vez aqui e posso dizer que gostei bastante do conteúdo.

    Posso compartilhar com você que recentemente alterei meu padrão de vida aderindo a melhor organização e realmente me sentia estranho quando não tinha o que fazer rsrs…

    Comecei a fazer algo interessante que foi planejar também meu tempo livre em algo construtivo e isso tudo tem gerado uma sensação de realização inexplicável.

    Parabéns, pelos artigos, já o estou seguindo no face!

    Abraço,

    Daniel R.

    • Fala Daniel, tudo bem?

      Primeiramente, obrigado pela leitura e obrigado pelos votos! Espero realmente que volte e continue acompanhando e comentando por aqui e lá na fanpage, a participação é o que enriquece o conteúdo 🙂

      Ah, eu acredito plenamente em você, meu caro, de fato a organização do tempo faz uma diferença que só vendo pra crer! Que legal que agora organizou também o tempo livre pra curtir e se sentir satisfeito com isso… Vai que vai e arrepia cara!

      Grande abraço e até a próxima 🙂

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